Hysbysiad Preifatrwydd ar gyfer Gwasanaeth Lwfans Myfyrwyr Anabl Capita

Yn Capita, rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei ddiogelu. Mae eich preifatrwydd yn bwysig i ni ac wrth wraidd ein busnes. 

Sylwer, mae Capita wedi'i gontractio gan y Cwmni Benthyciadau Myfyrwyr (SLC) i ddarparu gwasanaethau ar gyfer y Lwfans Myfyrwyr Anabl (DSA). Mae gwybodaeth sy'n cael ei phrosesu sy'n ymwneud â DSA yn eiddo i'r SLC ac yn cael ei rheoli gan y SLC ac ar gyfer rhannau o'r gwasanaethau a nodir isod, hefyd gan Capita Business Services Ltd, rhan o Capita plc. Mae SLC yn rheoli eich data yn unol â'i hysbysiad preifatrwydd a geir yn https://www.gov.uk/help/privacy-notice. Mae unrhyw ddata a reolir gan Capita plc yn dod o dan yr hysbysiad preifatrwydd isod. Dylai unrhyw geisiadau i arfer eich hawliau GDPR neu gais am fynediad at ddata gan y testun wedi'i brosesu o dan DSA, gael eu cyfeirio yn unol â chyfarwyddiadau hysbysiad preifatrwydd pob Rheolwr.

Mae hysbysiad preifatrwydd Capita yn disgrifio sut rydym yn prosesu h.y. casglu, trefnu, cynnal, strwythuro, addasu, defnyddio, cyfuno, trin, rhannu, cael mynediad at, a gofalu am eich gwybodaeth bersonol wrth ddefnyddio’n systemau, gwefannau, neu wrth gysylltu â ni trwy e-bost neu dros y ffôn. 

1.    Rheolwr Data eich gwybodaeth bersonol
Cyhoeddir yr Hysbysiad Preifatrwydd a nodir isod gan Capita plc felly pan byddwn yn sôn am "Cwmni", "ni", "ein" neu "Capita" yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, rydym yn cyfeirio at Capita plc sy'n rheolwr data ar eich data personol ac yn gyfrifol am sut rydym yn cadw ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi. Rydym wedi ymrwymo i sicrhau preifatrwydd a diogelwch eich gwybodaeth bersonol wrth ddarparu gwasanaethau Lwfans Myfyrwyr Anabl (DSA).

2. Pwrpas Prosesu 
Defnyddir eich data personol i:

  • Reoli a gweinyddu'r gwasanaeth DSA, gan sicrhau eich bod yn derbyn y cymorth priodol
  • Asesu cymhwysedd a phrosesu ceisiadau ar gyfer DSA
  • Gyfathrebu â chi am eich cais DSA a gwasanaethau cymorth neu dechnoleg cysylltiedig
  • Hwyluso asesiadau angenrheidiol ar gyfer myfyrwyr anabl i bennu anghenion cymorth
  • Wella a monitro darpariaeth gwasanaeth a boddhad cwsmeriaid

3. Egwyddorion Diogelu Data 
I'ch helpu i ddeall sut rydym yn trin eich gwybodaeth bersonol, isod ceir crynodeb o'r egwyddorion diogelu data sy'n llywio sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol. Mae'r egwyddorion hyn yn nodi y dylai data personol fod:

  • Yn cael ei ddefnyddio'n gyfreithlon, yn deg ac mewn ffordd dryloyw
  • Yn cael ei gasglu at ddibenion dilys yr ydym wedi'u hesbonio'n glir i chi yn unig ac nad ydynt yn cael eu defnyddio mewn unrhyw ffordd sy'n anghydnaws â'r dibenion hynny
  • Yn berthnasol i'r dibenion yr ydym wedi dweud wrthych amdanynt ac yn gyfyngedig i'r dibenion hynny yn unig
  • Yn gywir ac yn cael ei gadw'n gyfredol
  • Yn cael eu cadw dim ond cyhyd ag y bo angen at y dibenion yr ydym wedi dweud wrthych amdanynt; a
  • Wedi’u cadw'n ddiogel

Rydym wedi rhoi polisïau, gweithdrefnau a safonau ar waith i geisio mabwysiadu'r egwyddorion hyn yn ein gweithgareddau prosesu bob dydd a nodir yn yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn.

4. Gwybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch chi 
Er mwyn darparu gwasanaethau Lwfans Myfyrwyr Anabl effeithiol i chi a rheoli ein perthynas â chi, rydym yn casglu gwahanol fathau o wybodaeth bersonol, sy'n cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Dynodwyr Personol a manylion cyswllt: Eich enw llawn, dyddiad geni, manylion cyswllt (cartref, yn ystod y tymor, a chyfeiriadau e-bost; rhifau ffôn a ffôn symudol)
  • Gwybodaeth Iechyd: Manylion am eich math o anabledd, adroddiadau meddygol (a ddarperir naill ai gan SLC neu'n uniongyrchol gennych chi'ch hun) a chanlyniadau asesu anabledd
  • Gwybodaeth Addysgol: Teitl y cwrs, cod, sefydliad, dyddiadau dechrau/gorffen astudio ac unrhyw gymorth blaenorol a dderbyniwyd
  • Cofnodion Cyfathrebu: Manylion eich rhyngweithio â ni, gan gynnwys recordiadau galwadau, e-byst, a chyfathrebu ysgrifenedig, sy'n helpu i wella ansawdd gwasanaethau ac asesu effaith y gwasanaeth
  • Dewisiadau cyfathrebu: Manylion am sut yr hoffech i ni gysylltu â chi, dewisiadau iaith
  • Manylion trydydd parti: Manylion gwybodaeth gyswllt unigolion eraill (h.y. rhieni, gwarcheidwaid)
  • Cofnodion Caniatâd: Cofnodion o unrhyw gydsyniadau rydych wedi'u rhoi, ynghyd â'r dyddiad, yr amser a'r manylion cysylltiedig gan gynnwys manylion caniatâd trydydd parti
  • Cofnodion ariannol: Manylion prynu ar gyfer offer a chofnodion/taliadau a wnaed

Rydym yn casglu'r data hwn trwy amrywiol ffyrdd, gan gynnwys cyflwyniadau uniongyrchol gennych drwy ffurflenni cais, cyfathrebu yn ystod darpariaeth gwasanaeth, a thrwy gytundebau rhannu data a phrosesu gyda'r Cwmni Benthyciadau Myfyrwyr (SLC).

5. Sut rydym yn casglu eich data
Rydym yn defnyddio gwahanol ddulliau i gasglu data personol gennych chi ac amdanoch chi i sicrhau bod y gwasanaeth DSA yn cael ei weinyddu'n effeithiol ac i ddarparu gwasanaethau cysylltiedig. Mae'r rhain yn cynnwys:

  • Gan y Cwmni Benthyciadau Myfyrwyr (SLC) - trwy eich ffurflenni DSA1 a DSA2, asesiadau a chyfarwyddiadau.
  • Yn uniongyrchol oddi wrthych chi – naill ai drwy gysylltu â Capita am asesiad DSA neu offer technegol a hyfforddiant dros y ffôn, e-bost neu drwy ein porth gwefan a'n gwasanaethau cymorth.
  • Trydydd partïon – efallai y byddwn yn derbyn gwybodaeth drwy un o'n cyflenwyr ynghylch gwasanaethau hyfforddi neu offer a ddarperir i chi ac wrth brosesu taliadau ar gyfer offer neu uwchraddio ychwanegol, felly, byddwn yn casglu ac yn storio eich data personol fel rhan o'n rhwymedigaeth gyfreithiol at ddibenion cyfrifeg busnes a threth.
  • Technolegau neu ryngweithiadau awtomataidd. Wrth i chi ryngweithio â'n gwefan, efallai y byddwn yn casglu data personol technegol am eich offer yn awtomatig, gweithredoedd a phatrymau pori y gellid eu defnyddio gyda data adnabyddedig eraill i sefydlu gwybodaeth bersonol arall amdanoch chi. Rydym yn casglu'r data personol hwn trwy ddefnyddio cwcis, cofnodion gweinydd a thechnolegau tebyg eraill. Efallai y byddwn hefyd yn derbyn data personol technegol amdanoch chi os byddwch yn ymweld â gwefannau eraill sy'n defnyddio ein cwcis. Gweler ein Polisi Cwcis am fwy o fanylion. 

6. Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu 
Byddwn ond yn prosesu eich gwybodaeth bersonol pan fyddwn yn fodlon bod gennym sail gyfreithlon briodol i wneud hynny. Byddwn yn dibynnu ar wahanol seiliau cyfreithlon ar gyfer prosesu yn unol â'n perthynas â chi ac at y dibenion yr ydym yn ei chasglu ar eu cyfer, a gallwn brosesu eich data personol ar gyfer mwy nag un sail gyfreithlon, mae'r rhain yn cynnwys:

  • Buddiannau dilys  – i gyflawni'r gwasanaethau DSA fel y'u contractiwyd gan y SLC gan gynnwys gweithredu asesiadau, anfon offer, rheoli a threfnu gwasanaethau hyfforddi a chymorth, gweinyddu ein gwasanaethau i chi a'n gwasanaethau ar-lein, gan gynnwys gwelliannau ansawdd, a cynnal a chadw system.
  • Eich caniatâd penodol i brosesu data categori arbennig (gwybodaeth iechyd ac anabledd ac at ddibenion cyswllt) y gellir ei dynnu'n ôl ar unrhyw adeg – fodd bynnag bydd hyn yn effeithio ar ein gallu ni a SLC i ddarparu'r gwasanaethau a chymorth DSA i chi.
  • Perfformiad ein contract gyda chi pan fyddwch chi'n prynu offer gennym ni.
  • Cyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol wrth brosesu unrhyw bryniannau ariannol a wnewch gyda ni ar gyfer offer neu uwchraddio offer.

7. Rhannu eich gwybodaeth 
Rydym yn rhannu eich data gyda:

  • Nid ydym yn rhannu nac yn datgelu unrhyw ran o'ch gwybodaeth bersonol heb eich caniatâd, ac eithrio’r dibenion a nodir yn yr hysbysiad hwn, lle mae gofyniad cyfreithiol neu fel rhan o gytundeb rhannu data. Nid yw Capita yn trosglwyddo eich data y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) a bydd bob amser yn gofyn am ganiatâd os daw hyn yn ofyniad.
  • Rydym yn defnyddio'r proseswyr/rheolwyr isod sy'n gweithredu ar ein rhan i ddarparu'r swyddogaethau a'r gwasanaethau busnes isod. Maent yn gweithredu yn unol â chyfarwyddiadau gennym ac yn cydymffurfio'n llawn â hyn a'u hysbysiad preifatrwydd eu hunain, y deddfau diogelu data ac unrhyw fesurau cyfrinachedd a diogelwch priodol eraill.
  • Mae Capita hefyd yn prosesu'ch data sy'n cael ei reoli a'i gynnal yn ddiogel, gyda backups yn cael eu gwneud bob dydd. Mae Capita yn sicrhau y bydd eich data yn cael ei ddiogelu a'i fonitro'n ddiogel ac ni fydd yn rhannu nac yn datgelu eich data heb eich caniatâd penodol.
  • Darparwyr gwasanaeth trydydd parti, gan gynnwys Salesforce, Inc., sy'n darparu atebion rheoli perthynas cwsmeriaid. Mae Salesforce yn prosesu data o dan safonau cyfrinachedd a diogelu data llym. Am fwy o wybodaeth am arferion trin data Salesforce, ewch i'r polisi preifatrwydd sy'n gysylltiedig yma.

8. Cadw Data 
Bydd Capita ond yn cadw gwybodaeth bersonol am cymaint â sydd raid ac mae gennym bolisïau adolygu a chadw llym ar waith i gyflawni'r rhwymedigaethau hyn. O dan y Fframwaith Sicrhau Ansawdd mae'n ofynnol i ni gadw eich data personol am o leiaf chwe blynedd, ac ar ôl hynny bydd yn cael ei ddinistrio. 

9. Eich hawliau 
O dan y gyfraith diogelu data, mae gennych nifer o hawliau o ran defnyddio a rheoli eich data personol. Mae'r hawliau hyn wedi'u cynllunio i roi hyder a phŵer i chi dros y wybodaeth rydym yn ei chasglu a'i phrosesu. Dyma'r hawliau y gallwch eu harfer ar unrhyw adeg:

  • Hawl mynediad: Mae gennych hawl i ofyn am gopi o'r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi, cyfeirir ato'n aml fel 'cais am fynediad at ddata gan y testun'. Mae hyn yn caniatáu i chi wybod yn union pa wybodaeth sydd gennym amdanoch chi a gwirio ein bod yn ei phrosesu'n gyfreithlon.
  • Yr hawl i gywiro: Os yw'r data personol sydd gennym amdanoch yn anghywir neu'n anghyflawn, mae gennych yr hawl i ofyn i ni ei gywiro neu ei gwblhau.
  • Yr Hawl i Ddileu (‘Yr hawl i gael eich anghofio'): Mae gennych hawl i ofyn am ddileu data personol lle nad oes rheswm cryf dros barhau i'w brosesu. Mae'r hawl hon hefyd yn berthnasol os byddwch yn tynnu caniatâd yn ôl neu'n gwrthwynebu prosesu a lle nad oes unrhyw fudd cyfreithlon tra phwysig i barhau i'w brosesu.
  • Yr hawl i gyfyngu ar brosesu: Mae gennych hawl i ofyn am atal prosesu eich data personol, er enghraifft, os ydych chi am i ni sefydlu ei gywirdeb neu'r rheswm dros ei brosesu.
  • Yr hawl i gludadwyedd data: Mae'r hawl hon yn caniatáu i chi gadw ac ailddefnyddio eich data personol at eich dibenion eich hun ar draws gwahanol wasanaethau. Mae'n caniatáu i chi symud, copïo neu drosglwyddo data personol yn hawdd o un system TG i'r llall mewn ffordd ddiogel, heb rwystr i ddefnyddioldeb.
  • Yr hawl i wrthwynebu: Mae gennych hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol lle rydym yn dibynnu ar budd dilys (neu drydydd parti) ac mae rhywbeth am eich sefyllfa sy'n gwneud i chi fod eisiau gwrthwynebu prosesu ar y sail hon. Mae gennych hefyd yr hawl i wrthwynebu lle rydym yn prosesu eich data personol at ddibenion marchnata uniongyrchol.
  • Yr hawl i dynnu caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg: Lle mae'r sail gyfreithiol dros brosesu eich data yn cydsynio, mae gennych hawl i dynnu'r caniatâd hwn yn ôl ar unrhyw adeg.
  • Yr hawl i gwyno wrth Awdurdod Goruchwylio: Mae gennych yr hawl i gwyno wrth awdurdod diogelu data am ein casgliad a'n defnydd o'ch data personol. Am fwy o wybodaeth, cysylltwch â'ch awdurdod diogelu data lleol.
  • Hawliau sy'n Gysylltiedig â Gwneud Penderfyniadau Awtomataidd gan gynnwys proffilio: Mae gennych hawl i ofyn am ymyrraeth ddynol neu herio penderfyniad lle caiff prosesu ei wneud drwy brosesau awtomataidd yn unig, gan effeithio ar eich hawliau cyfreithiol.

I arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, cysylltwch â ni gan ddefnyddio'r manylion cyswllt a ddarperir yn yr hysbysiad hwn. Mae'n bwysig i ni gadarnhau pwy ydych chi cyn ymateb i unrhyw geisiadau i sicrhau diogelwch eich data.

10. Diogelwch Data 
Mae Capita yn cymryd eich preifatrwydd o ddifri ac yn cymryd pob mesur a rhagofal rhesymol i ddiogelu eich data personol.

Rydym yn gweithio'n galed i'ch diogelu chi a'ch gwybodaeth rhag mynediad heb awdurdod, newid, datgelu neu ddinistrio ac mae gennym sawl haen o fesurau diogelwch ar waith, gan gynnwys cynnal ein gwefan yn ddiogel, gwrth-firws, firewall ac amddiffyniadau malware ar bob dyfais a rhwydwaith, defnydd o HTTPS, a chyfrineiriau cryf ar gyfer aelodau staff. 

11. Polisi Cwcis
Mae ein gwefan yn defnyddio cwcis i sicrhau'r profiad defnyddiwr gorau ac i hwyluso rhai o swyddogaethau'r wefan. Nid ydym yn defnyddio cwcis at ddibenion olrhain.

Am restr fanwl o'r cwcis a ddefnyddir gan ein gwefan, sy'n cael ei bweru gan Salesforce, cyfeiriwch at y Tudalen cwcis platfform Salesforce . Mae'r dudalen hon yn dogfennu'r holl gwcis a ddefnyddir ar blatfform Salesforce, gan sicrhau tryloywder a rheolaeth dros eich preifatrwydd data.

12. Proffilio a Phenderfyniadau awtomataidd
Efallai y byddwn weithiau yn defnyddio prosesau gwneud penderfyniadau awtomataidd wrth weinyddu gwasanaethau Lwfans Myfyrwyr Anabl (DSA). Mae'r prosesau hyn yn ein helpu i wneud penderfyniadau yn gyflymach, yn deg ac yn fwy effeithlon. Dyma sut a pham y gallwn ddefnyddio'r technolegau hyn:
•    Penderfyniadau Awtomataidd: Rydym yn defnyddio awtomeiddio i asesu cymhwysedd ac i brosesu ceisiadau ar gyfer DSA. Mae hyn yn cynnwys gwerthuso statws ariannol, cymhwysedd academaidd, a meini prawf eraill a nodir gan y cyrff addysgol a llywodraethol perthnasol. Er enghraifft, mae ein systemau'n penderfynu ar eich cymhwysedd yn awtomataidd ar gyfer mathau penodol o gymorth ariannol yn seiliedig ar y wybodaeth a ddarperir yn eich ffurflenni cais ac o ffynonellau trydydd parti.
•    Proffilio: Efallai y byddwn yn dadansoddi eich gwybodaeth bersonol i greu proffil o'ch diddordebau, eich dewisiadau a'ch anghenion. Mae'r proffilio hwn yn ein helpu i ddeall cefndiroedd demograffig ac addysgol ein hymgeiswyr fel ein bod yn gallu teilwra ein gwasanaethau yn well. Fodd bynnag, ni fydd penderfyniadau sy'n cael effeithiau cyfreithiol neu sylweddol arnoch yn seiliedig ar broffilio awtomataidd yn unig.

  • Diogelwch a'ch Hawliau:
    • Tryloywder: Rydym yn sicrhau tryloywder yn ein prosesau awtomataidd. Fe'ch hysbysir bob amser pan fydd penderfyniadau awtomataidd yn digwydd.
    • Ymyrraeth Ddynol: Gallwch ofyn am ymyrraeth ddynol os ydych yn anghytuno â chanlyniad neu benderfyniad a gynhyrchir drwy ddulliau awtomataidd. Mae hyn yn eich galluogi i fynegi eich safbwynt a herio penderfyniadau.
    • Cywirdeb: Rydym yn cymryd rhagofalon i sicrhau bod y data a ddefnyddir ac a gynhyrchir gan systemau penderfynu awtomataidd yn gywir ac yn gyfredol. Mae gennych yr hawl i herio cywirdeb eich data.
    • Yr hawl i optio allan: Gallwch optio allan o brosesau penderfynu awtomataidd a phroffilio nad ydynt yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni'r contract rhyngoch chi a ni, yn enwedig lle byddai proffilio o'r fath yn cael effeithiau cyfreithiol neu sylweddol arnoch chi.

I arfer eich hawliau sy'n gysylltiedig â phenderfyniadau sy’n cael eu gwneud yn awtomataidd neu i gael rhagor o wybodaeth am sut mae'r prosesau hyn yn effeithio arnoch chi, cysylltwch â ni gan ddefnyddio'r manylion cyswllt a ddarperir yn yr hysbysiad hwn.

13. Manylion Swyddog Diogelu Data ac ICO
Swyddog Diogelu Data Capita (DPO) yw Elvira English ac mae posib cysylltu trwy privacy@capita.com. 

Cyfeiriad cofrestredig Capita yw First Floor, 2 Kingdom Street, Paddington, London, England, W2 6BD.

Yr Awdurdod Goruchwylio yw Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth y Deyrnas Unedig (ICO), www.ico.org.uk, ac mae gennych hawl i gwyno iddynt am faterion diogelu data ar unrhyw adeg. Fodd bynnag, gofynnwn yn barchus i chi godi unrhyw bryderon neu gwynion gyda'n DPO yn y lle cyntaf.

14. Newidiadau i'r hysbysiad hwn
Rydym yn cadw'r hawl i ddiweddaru'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn ôl yr angen. Bydd yr holl ddiweddariadau yn cael eu postio ar ein gwefan ac, os ydynt yn sylweddol, byddant yn cael eu hanfon yn uniongyrchol i chi.